Đơn giản là một lựa chọn, không phải sự lười biếng

Trong hầu hết các tổ chức, không ai quyết định làm cho mọi thứ phức tạp. Nó cứ phức tạp dần lên. Thêm một bước duyệt sau một sự cố. Thêm một cột vào báo cáo vì có người hỏi. Thêm một công cụ vì công cụ cũ thiếu một tính năng.

Không ai sai ở từng bước. Nhưng sau hai năm, không ai còn hiểu nổi tại sao một việc đơn giản lại mất bốn ngày.

Đơn giản không tự đến. Nó phải được chọn — và chọn đi chọn lại.

Vì sao phức tạp luôn thắng nếu không ai chặn

Phức tạp có ba lợi thế cấu trúc mà đơn giản không có.

Thứ nhất, thêm luôn dễ hơn bớt. Thêm một bước vào quy trình chỉ cần một người đề xuất. Bớt một bước cần một người dám chịu trách nhiệm nếu có chuyện. Rủi ro không cân xứng, nên hệ thống luôn nghiêng về phía thêm.

Thứ hai, phức tạp trông giống sự nghiêm túc. Một bản kế hoạch 20 trang trông chuyên nghiệp hơn một trang. Một dashboard 40 chỉ số trông "làm việc" hơn một dashboard 5 chỉ số. Nhưng trông giống và là hai chuyện khác nhau.

Thứ ba, phức tạp bảo vệ người tạo ra nó. Nếu chỉ mình bạn hiểu được cái file bạn dựng, bạn trở nên khó thay thế. Đây là động cơ ngầm, thường không ai thừa nhận, nhưng nó có thật.

Vì vậy, trong một tổ chức không có ai chủ động cắt, sự phức tạp sẽ tăng đều theo thời gian. Đó là mặc định, không phải tai nạn.

Đơn giản khác với qua loa

Cần phân biệt rõ, vì đây là chỗ dễ ngụy biện nhất.

Qua loa là làm ít hơn mức cần thiết và chấp nhận kết quả tệ hơn. Bỏ bước kiểm tra chất lượng để kịp deadline là qua loa. Không đọc kỹ hợp đồng để đỡ mất thời gian là qua loa.

Đơn giản là làm đúng mức cần thiết để đạt kết quả tương đương — với ít bước hơn, ít công cụ hơn, ít người phải phối hợp hơn. Kết quả không đổi hoặc tốt hơn; chỉ có chi phí giảm.

Phép thử để phân biệt: hỏi "nếu bỏ thứ này đi, kết quả có tệ đi không?". Nếu câu trả lời là không, đó là thứ nên bỏ. Nếu câu trả lời là có, giữ lại — và đừng gọi việc giữ nó là phức tạp hóa.

Khó ở chỗ trả lời câu hỏi đó cần hiểu sâu công việc. Người hiểu nông không dám bỏ gì cả, vì không biết cái nào quan trọng. Nên họ giữ hết. Đó là lý do đơn giản hóa là dấu hiệu của năng lực, không phải của sự lười.

Làm cho một thứ phức tạp thì chỉ cần thời gian. Làm cho nó đơn giản thì cần hiểu nó.

Đơn giản trong công việc hằng ngày

Nguyên tắc này áp dụng ở khắp nơi trong một công ty ecommerce đa thương hiệu.

Trong báo cáo. Một báo cáo tồn tại để dẫn tới một quyết định. Nếu một con số trong báo cáo không thay đổi bất kỳ quyết định nào, con số đó là rác. Bỏ đi. Nhiều báo cáo dài không phải vì vấn đề phức tạp, mà vì người viết không dám chọn.

Trong công cụ. Trước khi mua thêm một phần mềm, hỏi: việc này có làm được bằng công cụ đang có không? Ba công cụ dùng thành thạo mạnh hơn mười công cụ dùng nửa vời — và rẻ hơn, và ít chỗ hỏng hơn.

Trong quy trình. Mỗi bước duyệt là một điểm chờ. Mỗi điểm chờ làm chậm cả chuỗi. Có bước duyệt cần thiết vì rủi ro thật; có bước duyệt tồn tại chỉ vì một sự cố xảy ra ba năm trước và không ai dám bỏ. Chúng tôi viết quy trình thành SOP (standard operating procedure — quy trình chuẩn) chính vì lý do này: khi mọi thứ được viết ra, chỗ thừa lộ ra ngay. SOP là gì và vì sao Equarus viết mọi việc thành quy trình nói rõ hơn.

Trong sản phẩm. Một sản phẩm có 12 tính năng mà khách chỉ dùng 3 không phải sản phẩm tốt hơn sản phẩm có 3 tính năng làm thật tốt. Nó chỉ đắt hơn để sản xuất và khó hơn để giải thích trên listing.

Trong cách nói. Một câu 15 chữ mà người nghe hiểu ngay tốt hơn một đoạn 5 câu mà người nghe phải đọc lại. Ngôn ngữ phức tạp thường che giấu suy nghĩ chưa rõ.

Kỷ luật giữ cho mọi thứ đơn giản

Đơn giản không phải một quyết định làm một lần. Nó là một thói quen phải duy trì, vì áp lực phức tạp hóa quay lại mỗi tuần.

Vài cách thực tế:

• Mặc định là không. Với mọi đề xuất thêm — thêm bước, thêm cột, thêm cuộc họp, thêm công cụ — mặc định là không, trừ khi người đề xuất chứng minh được nó thay đổi kết quả. Đây không phải sự bảo thủ. Đây là cách bảo vệ chi phí chung.
• Định kỳ cắt. Mỗi quý, nhìn lại các quy trình và báo cáo đang chạy. Cái nào không ai đọc, không ai dùng, bỏ. Rác không tự dọn.
• Hỏi "vì sao có bước này". Nếu không ai trả lời được, đó là câu trả lời.
• Đo bằng thời gian tới kết quả. Một cách làm đơn giản hơn thường lộ ra khi bạn tính xem việc này thực sự mất bao lâu từ lúc bắt đầu tới lúc có kết quả — không phải bao nhiêu giờ công.

Bạn sẽ cắt nhầm vài lần. Điều đó bình thường. Cắt nhầm một bước rồi thêm lại rẻ hơn nhiều so với để một hệ thống phình ra trong ba năm.

Vì sao điều này quan trọng với chúng tôi

Equarus vận hành 8+ thương hiệu, 1,000+ sản phẩm, trên 5+ thị trường, với một đội ngũ nhỏ hơn nhiều so với quy mô đó. Điều này chỉ khả thi nếu mỗi việc được làm theo cách gọn nhất có thể.

Sự phức tạp trong một công ty nhỏ không giết bạn ngay. Nó chỉ làm bạn chậm. Và trong ecommerce, chậm là một dạng thua — vì trong lúc bạn đang họp để thống nhất mẫu báo cáo, đối thủ đã ra mắt xong sản phẩm.

Điều này gắn trực tiếp với hai trong bốn giá trị của chúng tôi. Speed and Result (làm nhanh, tạo giá trị thật) không thể tồn tại trong một hệ thống rối. Và Builder (người kiến tạo) có nghĩa là khi bạn thấy một quy trình cồng kềnh, bạn không chịu đựng nó — bạn sửa nó. Bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày mô tả cách chúng tôi áp dụng chúng.

Bắt đầu từ chính bàn làm việc của bạn

Bạn không cần chức danh để đơn giản hóa. Bạn chỉ cần bắt đầu từ phạm vi mình kiểm soát.

Nhìn vào một việc bạn làm hằng tuần. Liệt kê các bước. Với mỗi bước, hỏi: bỏ đi thì kết quả có tệ đi không? Bỏ những bước trả lời "không". Làm việc đó một lần mỗi tháng.

Sau nửa năm, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự tạo ra giá trị. Và bạn sẽ thấy điều mà những người xây hệ thống lâu năm đều thấy: phần lớn công sức trong một tổ chức bị tiêu vào những thứ không ai cần.

Nếu bạn là kiểu người thấy khó chịu khi phải làm một việc theo cách vòng vo, và có thói quen tự tay sửa nó — chúng tôi đang tìm bạn. Xem các vị trí đang mở.