Kết hợp online và offline: khi nào gặp, khi nào không

Câu hỏi "hôm nay lên văn phòng hay ngồi nhà" thường bị trả lời bằng thói quen. Nhưng đó không phải câu hỏi về địa điểm. Đó là câu hỏi về loại công việc bạn sắp làm. Bài viết này đưa ra cách phân loại để chọn đúng, thay vì chọn theo cảm tính.

Trong một công ty vận hành nhiều thương hiệu trên nhiều sàn quốc tế, việc rất đa dạng: có việc cần tranh luận nảy lửa để chốt hướng đi, có việc chỉ cần một người ngồi yên nhìn số trong ba tiếng. Ép cả hai vào cùng một hình thức là lãng phí.

Hai loại công việc, hai chế độ khác nhau

Cách phân loại đơn giản nhất là hỏi: công việc này cần đồng bộ (synchronous — nhiều người cùng tham gia tại cùng một thời điểm) hay bất đồng bộ (asynchronous — mỗi người xử lý phần của mình vào thời điểm của họ)?

Việc đồng bộ có ba đặc điểm: nhiều người phải cùng nghĩ về một vấn đề, thông tin cần trao đổi qua lại nhiều vòng, và kết quả là một quyết định chung. Ví dụ: chốt định vị cho một thương hiệu mới, giải quyết một sự cố đang xảy ra, thống nhất cách chia việc cho một đợt ra mắt sản phẩm.

Việc bất đồng bộ thì ngược lại: một người làm là đủ, đầu vào đã rõ, đầu ra là một sản phẩm cụ thể có thể gửi đi. Ví dụ: phân tích dữ liệu bán hàng của một dòng sản phẩm, viết nội dung cho listing, dựng báo cáo hiệu quả quảng cáo, nghiên cứu một ngách mới.

Việc đồng bộ hưởng lợi từ việc gặp mặt. Việc bất đồng bộ hưởng lợi từ việc không bị gặp mặt.

Khi nào nên gặp trực tiếp

Có bốn tình huống mà ngồi cùng phòng gần như luôn tốt hơn.

Một là khi vấn đề còn mơ hồ. Nếu chưa ai biết câu hỏi đúng là gì, gặp trực tiếp giúp mọi người xây câu hỏi cùng nhau. Một buổi bàn về hướng đi cho thương hiệu mới có thể đi qua mười ngã rẽ trước khi tìm được ngã đúng. Qua chat, mười ngã rẽ đó mất ba ngày. Trong phòng, chúng mất một tiếng.

Hai là khi có bất đồng. Hai người nhìn cùng một tập số liệu và ra hai kết luận khác nhau — đó là chuyện bình thường và tốt. Nhưng giải quyết bất đồng qua tin nhắn rất dễ trượt sang hiểu lầm. Giọng nói, nét mặt, khả năng ngắt lời để hỏi lại: những thứ đó làm cho tranh luận nhanh hơn và ít tổn thương hơn.

Ba là khi người mới vào. Tháng đầu tiên của một người mới cần rất nhiều thông tin ngầm: cách công ty ra quyết định, ai biết gì, câu hỏi nào hỏi ai. Những thứ đó không có trong tài liệu. Chúng được hấp thụ bằng cách ngồi gần.

Bốn là khi cần xây lòng tin. Làm việc từ xa tiêu lòng tin nhiều hơn là tạo ra nó. Một đội có sẵn quan hệ tốt có thể làm từ xa rất lâu. Một đội chưa có gì thì cần gặp nhau trước.

Khi nào từ xa tốt hơn

Việc cần tập trung sâu là kẻ thù của văn phòng mở. Phân tích một tập dữ liệu lớn, viết một tài liệu dài, nghiên cứu đối thủ trên sàn — những việc này cần khối thời gian liền mạch, không bị ngắt. Một cú vỗ vai "cho hỏi tí" có thể xóa sạch hai mươi phút vừa xây được trong đầu.

Nếu công việc hôm nay của bạn là một khối tập trung dài, ngồi ở nơi không ai chạm tới bạn là lựa chọn đúng. Điều kiện là bạn phải có kỷ luật để thực sự làm việc đó — chủ đề của bài làm việc từ xa hiệu quả.

Ngoài ra, những việc có đầu vào và đầu ra rõ ràng cũng không cần gặp. Nếu bạn biết chính xác phải làm gì và kết quả nộp về là gì, cuộc họp để "sync" chỉ là chi phí.

Ba dấu hiệu cuộc họp này lẽ ra không cần

Cuộc họp là công cụ đắt tiền. Một tiếng họp với sáu người là sáu giờ công. Vì vậy nên có tiêu chuẩn rõ ràng để biết khi nào nó đáng giá.

• Không có quyết định nào phải ra. Nếu buổi gặp chỉ để mỗi người báo cáo việc mình đang làm, đó là một tài liệu chứ không phải một cuộc họp.
• Không có bất đồng nào để giải quyết. Nếu mọi người đã đồng ý từ trước, cuộc họp chỉ để xác nhận sự đồng ý đó.
• Không ai chuẩn bị. Nếu người tham gia đọc tài liệu ngay trong phòng, một nửa thời gian bị đốt vào việc lẽ ra làm ở nhà.

Ngược lại, một cuộc họp tốt có ba thứ trước khi bắt đầu: một câu hỏi cần trả lời, một tập dữ liệu để trả lời nó, và một người chịu trách nhiệm chốt.

Cuộc họp là để ra quyết định, không phải để cập nhật thông tin. Thông tin có thể đọc; quyết định cần tranh luận.

Cách chọn trong thực tế

Một cách làm đơn giản là nhìn vào lịch của tuần tới và phân loại từng việc theo hai câu hỏi.

1. Việc này có cần nhiều đầu cùng lúc không? Nếu có, xếp vào nhóm gặp mặt.
2. Việc này có cần khối tập trung dài không? Nếu có, xếp vào nhóm từ xa.

Sau đó gom lại: dồn các việc gặp mặt vào cùng một hoặc hai ngày trong tuần, để các ngày còn lại trống cho việc sâu. Cách gom này quan trọng hơn tỉ lệ. Ba ngày lên văn phòng nhưng rải rác vẫn tệ hơn hai ngày lên văn phòng nhưng gom lại — vì việc rải rác cắt vụn các khối tập trung.

Nguyên tắc thứ hai: mặc định là bất đồng bộ, gặp mặt là ngoại lệ có lý do. Không phải vì gặp mặt không tốt, mà vì gặp mặt tốn kém hơn nhiều lần và cần được biện minh. Ai muốn triệu tập một cuộc họp thì phải trả lời được: quyết định nào cần ra hôm nay?

Điều này liên quan gì đến cách chúng tôi làm việc

Tại Equarus, cách chọn hình thức làm việc là biểu hiện của hai trong bốn giá trị cốt lõi.

Speed and Result nói rằng thứ đáng giá là kết quả thực chất, không phải sự bận rộn nhìn thấy được. Một người ngồi ở văn phòng tám tiếng nhưng bị cắt vụn bởi mười cuộc họp không tạo ra nhiều giá trị bằng một người có ba giờ tập trung sâu và một cuộc họp có mục đích.

Builder nói rằng nếu thấy quy trình chưa tốt, bạn chủ động sửa nó. Điều đó gồm cả việc từ chối một cuộc họp không có mục đích rõ ràng, hoặc đề xuất chuyển nó thành một tài liệu ngắn. Người builder không im lặng chịu đựng một lịch làm việc kém.

Chọn đúng hình thức làm việc không phải chuyện tiện nghi cá nhân. Đó là một kỹ năng nghề nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc bạn tạo ra — và nó nằm trong một bức tranh lớn hơn: cách một công ty tổ chức để nhiều thương hiệu chạy song song mà không giẫm chân nhau. Nếu bạn thấy hợp với cách nghĩ này, bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày là bước tiếp theo — và các vị trí đang mở luôn chờ những người muốn cùng xây.