Kỹ năng đàm phán với nhà cung cấp và đối tác

Người mới thường nghĩ đàm phán là ép giá. Ai ép được nhiều hơn thì thắng. Sau vài lần làm việc với nhà máy, bạn sẽ thấy suy nghĩ đó tốn kém thế nào: giá rẻ đi kèm chất lượng tụt, giao hàng trễ, và một đối tác không muốn hợp tác lần sau.

Đàm phán tốt là việc khác. Đó là tìm ra thỏa thuận mà cả hai bên đều muốn thực hiện — và vẫn thực hiện tử tế khi có chuyện phát sinh. Bài này nói về cách làm điều đó, đặc biệt trong bối cảnh làm việc với nhà cung cấp và đối tác cho một thương hiệu ecommerce.

Đàm phán không phải chia một chiếc bánh

Hình dung sai phổ biến nhất: đàm phán là chia một chiếc bánh cố định. Tôi được nhiều thì anh được ít. Kiểu tư duy này gọi là zero-sum (tổng bằng không — một bên lợi đúng bằng phần bên kia thiệt).

Thực tế hầu hết cuộc đàm phán không phải như vậy. Hai bên coi trọng những thứ khác nhau. Bạn cần giá tốt. Nhà máy cần đơn hàng đều và thanh toán đúng hạn. Bạn cần chất lượng ổn định. Nhà máy cần đơn đủ lớn để chạy dây chuyền hiệu quả.

Khi bạn hiểu điều đối tác thực sự cần, chiếc bánh có thể to ra. Bạn có thể cam kết sản lượng nhiều tháng để đổi lấy giá tốt hơn. Bạn có thể trả trước một phần lớn hơn để đổi lấy ưu tiên sản xuất. Đây là thỏa thuận hai bên cùng có lợi — không phải vì bạn tử tế, mà vì nó thực sự hiệu quả hơn cho cả hai.

Chuẩn bị quyết định 80% kết quả

Phần lớn cuộc đàm phán được quyết định trước khi ai mở miệng.

Biết BATNA của mình. BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement — phương án tốt nhất nếu không đạt được thỏa thuận) là câu trả lời cho câu hỏi: nếu cuộc này đổ vỡ, mình làm gì? Nếu bạn chỉ có một nhà máy để chọn, BATNA của bạn yếu, và bạn sẽ phải chấp nhận điều kiện xấu. Nếu bạn đã báo giá từ năm nhà máy và ba trong số đó chấp nhận được, BATNA của bạn mạnh. Sức mạnh đàm phán không đến từ giọng nói, nó đến từ lựa chọn thay thế.

Đoán BATNA của đối phương. Nhà máy đang chạy hết công suất hay đang thiếu đơn? Đây là mùa cao điểm hay thấp điểm của họ? Câu trả lời thay đổi hoàn toàn không gian đàm phán.

Biết giá thị trường. Nếu bạn không biết mặt bằng giá, bạn không thể biết mình đang được đề nghị tốt hay xấu. Việc này là bài tập nghiên cứu, không phải bài tập cảm tính — xem thêm kỹ năng nghiên cứu và tìm thông tin nhanh.

Xác định giới hạn của mình trước. Mức nào bạn sẵn sàng đứng dậy rời bàn? Viết ra trước. Nếu chỉ quyết định trong lúc nói chuyện, cảm xúc sẽ quyết định thay bạn.

Bốn nguyên tắc khi vào bàn

1. Hỏi trước, đề nghị sau

Người mới thường vội đưa ra con số. Người có kinh nghiệm hỏi trước: cấu trúc chi phí của anh gồm những gì? Sản lượng bao nhiêu thì giá đổi? Thời gian giao hàng phụ thuộc vào điều gì?

Mỗi câu trả lời là một biến số bạn có thể dùng. Bạn không thể mặc cả một thứ bạn không hiểu.

2. Đàm phán nhiều biến, không chỉ giá

Giá chỉ là một trong nhiều biến. Còn có: số lượng đặt tối thiểu, thời gian giao, điều khoản thanh toán, chi phí khuôn mẫu, tiêu chuẩn kiểm hàng, xử lý hàng lỗi, quyền sở hữu thiết kế.

Khi chỉ mặc cả một biến, mọi nhượng bộ đều đau. Khi có nhiều biến, bạn có thể đổi thứ bạn ít cần lấy thứ bạn rất cần. Ví dụ: bạn nhận số lượng đặt tối thiểu cao hơn để đổi lấy chi phí khuôn thấp hơn — nếu bạn tin sản phẩm sẽ bán được, đây là một đổi chác tốt.

3. Tách con người khỏi vấn đề

Bạn có thể cứng rắn với vấn đề mà vẫn tôn trọng con người. "Mức giá này không chạy được với mô hình của tôi" là nói về vấn đề. "Anh đang chặt chém tôi" là nói về con người — và nó khiến đối phương phòng thủ, không hợp tác.

4. Im lặng là một công cụ

Sau khi đưa ra một đề nghị, hãy im. Rất nhiều người tự thương lượng ngược lại chính mình chỉ vì họ không chịu nổi một khoảng lặng ba giây.

Ghi lại mọi thứ

Một thỏa thuận không được viết ra là một thỏa thuận sẽ bị nhớ khác đi.

Sau mỗi cuộc, gửi một email tóm tắt: những gì đã thống nhất, những gì còn mở, bước tiếp theo và ai làm. Việc này không phải để "bắt lỗi" đối tác. Nó để cả hai bên cùng nhìn một bản duy nhất — và để người kế nhiệm bạn sáu tháng sau còn hiểu chuyện gì đã xảy ra.

Với những điều khoản quan trọng — chất lượng, xử lý hàng lỗi, quyền sở hữu thiết kế và khuôn mẫu — chúng phải nằm trong hợp đồng, không nằm trong tin nhắn. Riêng quyền sở hữu thiết kế là điểm nhiều người mới bỏ qua và trả giá về sau; xem thêm sở hữu trí tuệ cho seller.

Đàm phán thành công không phải khi bạn ký được hợp đồng. Là khi hai năm sau, cả hai bên vẫn muốn làm việc cùng nhau.

Sai lầm thường gặp

• Ép đến giọt cuối. Một đối tác bị ép quá mức sẽ tìm cách bù lại: giảm chất lượng nguyên liệu, xếp đơn của bạn xuống cuối hàng đợi. Bạn thắng trên hợp đồng và thua trên thực tế.
• Đàm phán khi đang gấp. Áp lực thời gian là kẻ thù của người mua. Nếu bạn cần hàng gấp, bạn sẽ trả giá đắt. Hãy chuẩn bị sớm.
• Không kiểm chứng lời hứa. "Chúng tôi làm được" cần được kiểm bằng mẫu thử, không bằng niềm tin.
• Coi mọi cuộc là một lần duy nhất. Ngành ecommerce nhỏ hơn bạn tưởng. Danh tiếng đi trước bạn.

Bài này hợp với ai

Bất kỳ ai phải nói chuyện với người ngoài công ty để có được thứ mình cần. Cụ thể:

• Người xây thương hiệu (R&D): đàm phán với nhà máy về giá, chất lượng, khuôn mẫu, sản lượng
• Người vận hành: đàm phán với đơn vị vận chuyển, kho, đối tác dịch vụ
• Marketer: đàm phán với người sáng tạo nội dung, đơn vị truyền thông
• Bất kỳ ai: đàm phán nội bộ về nguồn lực, ưu tiên, phạm vi công việc

Đây là kỹ năng học được, không phải năng khiếu bẩm sinh. Nó cải thiện qua từng lần làm — với điều kiện bạn chuẩn bị trước và rút kinh nghiệm sau.

Tại Equarus, người xây thương hiệu làm chủ toàn trình, và đàm phán nguồn hàng là một mắt xích không thể ủy thác. Nếu bạn muốn học nghề này bằng cách thực sự làm nó, xem các vị trí đang mở.