Kỹ năng quản lý thời gian khi nhiều đầu việc

Trong một đội xây thương hiệu tinh gọn, danh sách việc luôn dài hơn số giờ có trong ngày. Đây không phải dấu hiệu bạn kém tổ chức. Đây là trạng thái bình thường của môi trường ecommerce global, nơi một người phụ trách nhiều mảng cùng lúc. Câu hỏi đúng không phải "làm sao làm hết việc", mà là "làm sao chọn đúng việc để làm".

Vì sao ecommerce global đặc biệt dễ ngập

Một người xây thương hiệu trong một buổi sáng có thể phải: đọc dữ liệu bán hàng đêm qua, trả lời nhà máy về mẫu thử, sửa một tấm ảnh trên listing, xử lý một đánh giá xấu, và họp về sản phẩm sắp ra mắt. Năm việc, năm ngữ cảnh khác nhau. Ba đặc thù khiến ngành này khó quản lý thời gian hơn bình thường:

Múi giờ lệch nhau. Thị trường ở Mỹ và châu Âu, nhà máy có thể ở nơi khác nữa. Việc đến không theo giờ hành chính của bạn.

Nhiều việc phụ thuộc người khác. Bạn gửi yêu cầu cho nhà máy rồi phải chờ. Bạn gửi mẫu đi rồi phải chờ. Nếu bạn đợi từng việc xong mới làm việc tiếp theo, bạn sẽ dành phần lớn thời gian để chờ.

Việc gấp và việc quan trọng thường không trùng nhau. Một tin nhắn "hàng bị kẹt hải quan" nghe rất gấp. Nhưng nghiên cứu ngách cho sản phẩm quý sau mới là việc quyết định năm tới bạn có gì để bán. Việc gấp luôn hét to hơn. Việc quan trọng thì im lặng.

Nguyên tắc 1: sắp xếp theo tác động, không theo độ ồn

Cách phân loại đơn giản nhất và hiệu quả nhất là hỏi hai câu về mỗi đầu việc:

1. Việc này tạo ra tác động gì nếu làm xong?
2. Điều gì xảy ra nếu không làm, hoặc làm chậm một tuần?

Câu hỏi thứ hai đặc biệt hữu ích. Nó lộ ra rất nhanh những việc chỉ có vẻ cần thiết. Một báo cáo không ai đọc. Một cuộc họp có thể thay bằng một tin nhắn. Một bản tối ưu listing thứ mười một trong tuần, khi bản thứ mười chưa đủ dữ liệu để đánh giá.

Trong ecommerce, tác động thường tập trung vào rất ít việc:

• Chọn đúng ngách và đúng sản phẩm để làm
• Chất lượng sản phẩm và chất lượng listing khi ra mắt
• Đọc đúng dữ liệu và sửa đúng thứ cần sửa
• Giữ hàng không đứt và không tồn quá nhiều

Phần lớn việc còn lại là việc duy trì. Cần làm, nhưng không nên chiếm giờ tốt nhất trong ngày của bạn.

Ưu tiên không phải là xếp việc theo thứ tự. Ưu tiên là quyết định việc nào sẽ không được làm.

Nguyên tắc 2: đẩy việc bị chặn ra khỏi mình trước

Đây là kỹ thuật có tác động lớn nhất trong môi trường nhiều bên liên quan, nhưng ít người làm có ý thức.

Mỗi buổi sáng, trước khi làm bất cứ việc gì của riêng mình, hãy quét danh sách và tìm những việc mà người khác đang chờ bạn. Một câu trả lời cho nhà máy. Một phê duyệt mẫu. Một xác nhận số lượng đặt hàng.

Những việc này thường chỉ tốn vài phút của bạn. Nhưng nếu chưa làm, chúng chặn đứng cả một chuỗi công việc phía sau, đôi khi mất trọn một ngày do lệch múi giờ. Làm chúng trước, rồi mới bước vào phần việc sâu của bạn.

Nguyên tắc: việc chặn người khác luôn được ưu tiên hơn việc chỉ chặn mình bạn.

Nguyên tắc 3: gom việc cùng loại

Chuyển ngữ cảnh tốn kém hơn ta tưởng. Đọc dữ liệu, viết nội dung, trả lời tin nhắn, họp — mỗi loại việc dùng một trạng thái tư duy khác. Nhảy qua lại mười lần trong ngày làm bạn kiệt sức mà không xong việc nào ra hồn. Cách sửa: gom việc cùng loại vào cùng một khối thời gian.

• Một khối cho việc cần suy nghĩ sâu: phân tích dữ liệu, nghiên cứu ngách, viết nội dung listing.
• Một khối cho việc phản hồi: tin nhắn, email, câu hỏi từ đồng đội và đối tác.
• Một khối cho việc lặt vặt: cập nhật bảng theo dõi, xử lý các đầu việc nhỏ tồn đọng.

Đặt khối việc sâu vào khung giờ bạn tỉnh táo nhất, và bảo vệ nó. Nếu giờ tốt nhất trong ngày của bạn bị tiêu vào việc trả lời tin nhắn, phần việc tạo ra giá trị lớn nhất sẽ chỉ còn được làm bằng phần năng lượng thừa.

Nguyên tắc 4: đặt ngưỡng "đủ tốt" cho từng loại việc

Không phải việc nào cũng xứng đáng được làm hoàn hảo. Đây là điều khó chấp nhận với người cầu toàn, nhưng nó là kỹ năng bắt buộc khi đầu việc nhiều hơn thời gian.

Trước khi bắt đầu một việc, tự trả lời: thế nào là đủ tốt cho việc này? Một tấm ảnh chính trên listing — thứ hàng nghìn khách sẽ nhìn thấy — xứng đáng được làm rất kỹ. Một bảng theo dõi nội bộ chỉ bạn đọc thì chỉ cần đủ dùng. Dành cùng một mức công sức cho cả hai là phân bổ sai nguồn lực.

Đặt ngưỡng trước khi làm, không phải trong khi làm. Nếu đặt trong khi làm, bạn sẽ luôn thấy còn thứ để chỉnh.

Nguyên tắc 5: kết thúc ngày bằng việc chuẩn bị cho ngày mai

Mười phút cuối ngày là mười phút có giá trị cao bất thường. Dùng chúng để ghi lại việc đang dở đến đâu, chọn trước hai đến ba việc quan trọng nhất cho ngày mai, và gửi nốt những phản hồi mà người khác đang chờ.

Điểm cuối đặc biệt có giá trị khi làm việc lệch múi giờ. Tin nhắn bạn gửi lúc cuối ngày sẽ được xử lý trong đêm. Tin nhắn bạn gửi sáng hôm sau sẽ mất thêm trọn một ngày.

Khi vẫn không đủ thời gian

Đôi lúc bạn đã ưu tiên đúng, đã gom việc, đã đặt ngưỡng — và vẫn không đủ giờ. Lúc đó vấn đề không nằm ở kỹ thuật quản lý thời gian nữa. Nó nằm ở khối lượng việc.

Ba hướng xử lý, theo thứ tự nên thử:

1. Bỏ bớt. Có việc nào trong danh sách mà nếu không làm, không ai nhận ra? Bỏ nó. Đây gần như luôn có.
2. Tự động hóa hoặc chuẩn hóa. Việc lặp lại hằng tuần nên có một quy trình sẵn hoặc một công cụ làm thay. Bỏ ra hai giờ để tiết kiệm nửa giờ mỗi tuần là khoản đầu tư tốt.
3. Nói ra sớm. Nếu vẫn quá tải, nói với đội — sớm, và kèm đề xuất cụ thể việc nào nên lùi. Nói sớm là quản lý kỳ vọng. Nói muộn là báo tin xấu.

Cách trình bày vấn đề với đội cũng là một kỹ năng riêng — kỹ năng giao tiếp trong môi trường ecommerce nói kỹ hơn về phần này.

Quản lý thời gian là một biểu hiện của tư duy builder

Ở Equarus, hai trong bốn giá trị cốt lõi liên quan trực tiếp đến chủ đề này. Speed and Result — làm nhanh và tạo ra giá trị thật, không phải làm nhiều. Builder — nếu thấy quy trình chưa tốt, chủ động sửa nó thay vì chịu đựng.

Người quản lý thời gian tốt trong môi trường này không phải người làm được nhiều việc nhất. Đó là người liên tục nhìn ra việc nào thật sự tạo ra tác động, dồn sức vào đó, và loại bỏ phần còn lại một cách có chủ đích.

Nếu cách làm việc này nghe giống bạn, hãy xem bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày và các vị trí đang tuyển.