Làm việc với nhóm đa chức năng: phối hợp khi không ai là sếp

Bạn cần ra mắt một sản phẩm. Việc đó chạm tới R&D, thiết kế, marketing, chuỗi cung ứng và tài chính. Không ai trong số họ là cấp dưới của bạn, và bạn cũng không phải cấp trên của họ. Vậy làm sao để mọi thứ chạy?

Đây là tình huống hằng ngày ở Equarus. Bài này nói về kỹ năng phối hợp trong nhóm đa chức năng (cross-functional team — nhóm gồm người từ nhiều bộ phận khác nhau) khi tổ chức vận hành tinh gọn, ít tầng nấc — và bốn thói quen giúp bạn làm việc đó mượt.

Nhóm đa chức năng: vì sao đây là cách Equarus làm việc

Một thương hiệu ecommerce (thương mại điện tử) không được xây bởi một bộ phận. Nghiên cứu ngách, làm sản phẩm, dựng hình ảnh, viết listing (trang bán hàng), chạy quảng cáo, lo tồn kho và giao vận — mỗi mảng cần một chuyên môn khác nhau, nhưng tất cả phục vụ cùng một sản phẩm.

Cách tự nhiên để làm việc đó là kéo người từ nhiều bộ phận vào cùng một nhóm quanh một mục tiêu, thay vì đẩy việc qua lại giữa các phòng ban tách biệt. Đó là nhóm đa chức năng.

Equarus vận hành tinh gọn, ít tầng nấc. Điều này giúp quyết định xảy ra gần nơi có thông tin nhất. Nhưng nó cũng có nghĩa là bạn thường xuyên làm việc với người mình không quản lý và không bị quản lý — và kỹ năng phối hợp trong tình huống đó trở thành một năng lực cốt lõi, không phải chuyện phụ.

"Không ai là cấp trên của ai" thật ra nghĩa là gì

Câu này dễ bị hiểu nhầm thành "ai muốn làm gì thì làm". Không phải vậy.

Nó có nghĩa là bạn không thể ra lệnh cho người khác dựa vào chức danh, và cũng không phải làm theo ai đó chỉ vì họ có chức danh. Thay vào đó, việc phối hợp dựa trên ba thứ khác: một mục tiêu chung rõ ràng, sự minh bạch về ai sở hữu việc gì, và lý lẽ dựa trên dữ liệu.

Nói cách khác, quyền ảnh hưởng không đến từ vị trí trên sơ đồ tổ chức. Nó đến từ chất lượng lập luận của bạn và từ việc bạn có giữ đúng cam kết với cả nhóm hay không. Đây là điều khiến phối hợp đa chức năng ở đây vừa tự do hơn, vừa đòi hỏi hơn một nơi có nhiều tầng chỉ huy.

Bốn thói quen giúp phối hợp mượt

Phối hợp tốt trong môi trường này không phải bẩm sinh. Nó là một tập hợp thói quen có thể rèn.

Nói bằng mục tiêu chung, không bằng "việc của tôi"

Khi mỗi người chỉ bảo vệ phần việc của mình, nhóm dễ giẫm chân nhau. Người phối hợp giỏi luôn quy mọi thứ về mục tiêu chung: chúng ta đang cùng cố đạt điều gì? Khi tranh luận neo vào mục tiêu chung thay vì lợi ích riêng của từng bộ phận, việc đi tới kết luận nhanh hơn nhiều.

Dùng data làm ngôn ngữ chung

Khi hai bộ phận nhìn vấn đề bằng cảm nhận riêng, họ khó gặp nhau. Khi cùng nhìn một bảng số liệu, cuộc trao đổi bớt cảm tính và đi thẳng vào việc. Số liệu cho biết chuyện gì đang xảy ra, việc nào cần ưu tiên, ai cần vào cuộc. Đây là lý do data-driven (quyết định bằng dữ liệu) không chỉ là một giá trị trừu tượng — nó là công cụ phối hợp thực tế.

Rõ ai sở hữu việc gì, và chủ động cập nhật

Ít tầng nấc không có nghĩa là mập mờ. Mỗi việc cần một người sở hữu (owner) chịu trách nhiệm đến cùng. Khi bạn là owner, đừng đợi người khác hỏi mới báo — chủ động cập nhật tiến độ, chặn nào đang vướng, cần ai hỗ trợ. Sự chủ động này thay thế cho các cuộc họp kiểm tra và các tầng phê duyệt.

Bất đồng bằng lý lẽ, giữ đúng cam kết

Bất đồng là bình thường và cần thiết. Cái quan trọng là bất đồng dựa trên lý lẽ và dữ liệu, không dựa trên "tôi thấy vậy" hay chức danh. Và khi nhóm đã chốt một hướng, kể cả bạn không hoàn toàn đồng ý, bạn vẫn thực thi đúng cam kết. Tranh luận thẳng thắn rồi cam kết dứt khoát — đó là cách một nhóm không phân cấp cứng vẫn chạy nhanh.

Trong nhóm đa chức năng, ảnh hưởng không đến từ chức danh. Nó đến từ lý lẽ tốt và từ việc bạn giữ đúng lời với cả nhóm.

Khi phối hợp trục trặc

Ngay cả với thói quen tốt, va chạm vẫn xảy ra. Hai bộ phận muốn hai hướng khác nhau. Một việc bị kẹt vì không rõ ai quyết.

Cách xử lý ở đây không phải leo lên tìm một sếp phân xử. Đó là quay lại ba câu hỏi nền: Mục tiêu chung là gì? Dữ liệu nói gì? Ai là owner của quyết định này? Phần lớn bế tắc được gỡ chỉ bằng cách trả lời rõ ba câu đó. Nền tảng và quy trình dùng chung giúp mọi người "nói cùng một thứ tiếng vận hành", nên chi phí phối hợp giữa các bộ phận giảm đi đáng kể.

Điều này đòi hỏi gì ở bạn

Cách làm việc này không hợp với tất cả mọi người, và điều đó là cố ý.

Nó hợp với người chủ động, dám nhận trách nhiệm, và sẵn sàng bảo vệ ý kiến bằng lý lẽ và dữ liệu — nhưng cũng biết lắng nghe và cam kết khi nhóm đã chốt. Nó không hợp với người cần được chỉ dẫn từng bước, hay chờ chức danh trao quyền mới dám hành động. Đây chính là một phần ý nghĩa của culture fit (sự phù hợp văn hóa) — điều kiện tiên quyết ở Equarus.

Kỹ năng phối hợp đa chức năng cũng là thứ giúp bạn đi xa. Người được giao phạm vi lớn hơn thường là người chứng minh được rằng khi họ vào một nhóm, cả nhóm chạy tốt hơn. Bốn giá trị đứng sau cách làm việc này được mô tả kỹ trong bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày.

Nếu bạn là người thích phối hợp bằng lý lẽ và kết quả thay vì bằng tầng nấc, bạn sẽ thấy môi trường này đúng chỗ. Muốn hiểu văn hóa đứng sau cách làm việc này, xem Core Values. Sẵn sàng cùng xây? Xem con đường sự nghiệp. Chúng ta cùng xây.