Lần đầu dẫn dắt một nhóm: bắt đầu từ đâu

Được giao dẫn dắt một nhóm lần đầu là một cột mốc vui — và cũng là một trong những chuyển đổi khó nhất trong sự nghiệp. Kỹ năng đưa bạn tới đây không phải kỹ năng giúp bạn thành công ở vai trò mới. Bài viết này nói về những việc nên ưu tiên trong các tuần đầu, khi bạn lần đầu chịu trách nhiệm cho kết quả của một nhóm, không chỉ của riêng mình.

Chuyển từ làm giỏi sang giúp người khác làm giỏi

Phần lớn người được đề bạt vì họ làm tốt công việc chuyên môn. Đó là điều đưa họ tới vai trò dẫn dắt. Nhưng đó cũng là cái bẫy đầu tiên: vai trò mới không còn đo bằng việc bạn tự làm giỏi đến đâu, mà bằng việc cả nhóm làm được đến đâu.

Đây là một sự đảo chiều thật sự. Trước đây, giá trị của bạn đến từ kết quả bạn trực tiếp tạo ra. Giờ nó đến từ kết quả bạn giúp người khác tạo ra. Người mới làm quản lý thường vô thức bám lấy cách cũ — ôm những việc khó về mình vì "tự làm cho nhanh". Cảm giác thì năng suất, nhưng thực ra bạn đang bỏ trống đúng việc của mình: làm cho nhóm mạnh lên.

Hiểu được sự đảo chiều này ngay từ đầu quan trọng hơn bất kỳ mẹo quản lý nào. Nó định hình cách bạn dùng thời gian trong những tuần đầu tiên.

Tuần đầu: nghe trước, đừng vội đổi

Cám dỗ của người mới nhận nhóm là chứng minh giá trị ngay bằng cách thay đổi mọi thứ. Đây là sai lầm phổ biến nhất. Trước khi đổi bất cứ gì, bạn cần hiểu mình đang đứng trên nền gì.

Việc quan trọng nhất tuần đầu là nghe. Nói chuyện riêng với từng thành viên. Hiểu họ đang làm gì, việc gì đang chạy tốt, chỗ nào đang vướng, điều gì họ mong ở người dẫn dắt. Hiểu cả những thứ không nằm trong tài liệu: ai giỏi mảng nào, quy trình nào tồn tại vì có lý do, quy trình nào tồn tại chỉ vì quán tính.

Nghe kỹ ở giai đoạn này mang lại hai thứ. Một, bạn ra quyết định trên hiểu biết thật thay vì phỏng đoán. Hai, bạn xây được lòng tin — người ta theo một người chịu hiểu họ trước khi thay đổi họ.

Ưu tiên một: làm rõ mục tiêu và ai sở hữu việc gì

Sau khi nghe, việc đầu tiên đáng làm là bảo đảm cả nhóm rõ hai điều: chúng ta đang cố đạt gì, và ai chịu trách nhiệm phần nào.

Nghe hiển nhiên, nhưng phần lớn trục trặc trong một nhóm nhỏ đến từ chính chỗ này bị mờ. Hai người tưởng người kia lo một việc, nên chẳng ai lo. Một mục tiêu mỗi người hiểu một kiểu. Vai trò dẫn dắt của bạn, ở dạng cơ bản nhất, là gỡ những mờ nhòe đó.

Với mỗi việc quan trọng, nên có một người sở hữu (owner — người chịu trách nhiệm đến cùng, không phải người duy nhất làm). Owner rõ ràng thay thế cho hàng loạt cuộc họp xin ý kiến. Khi cả nhóm nhìn về một mục tiêu chung và biết việc của mình khớp vào đâu, họ tự phối hợp mà không cần bạn đứng giữa mọi trao đổi.

Ưu tiên hai: trao quyền, không ôm việc

Đây là kỹ năng khó luyện nhất với người mới làm quản lý, đặc biệt người vốn giỏi chuyên môn.

Trao việc không phải là đẩy phần mình không thích cho người khác. Nó là giao cả một mảng — kèm quyền quyết định — cho người phù hợp, rồi lùi lại. Điều này đáng sợ lúc đầu, vì họ có thể làm theo cách khác bạn, và đôi khi làm sai. Nhưng một nhóm chỉ lớn được khi từng người được tin và được thử.

Một cách nghĩ giúp ích: giao kết quả cần đạt, không giao cách làm từng bước. Nói rõ đích đến và tiêu chuẩn "thế nào là xong", rồi để người làm tự chọn đường. Bạn giữ vai trò gỡ vướng và bảo đảm hướng đi đúng, không phải kiểm soát từng thao tác. Ôm hết việc khó về mình có thể cứu một hạn nộp trước mắt, nhưng nó giữ cả nhóm mãi phụ thuộc vào bạn.

Thước đo một người dẫn dắt giỏi không phải nhóm cần bạn đến mức nào, mà là nhóm chạy tốt đến đâu cả khi bạn không có mặt.

Ưu tiên ba: cho phản hồi sớm và cụ thể

Nhóm của bạn chỉ tốt lên nếu mọi người biết mình đang làm thế nào. Đó là lý do phản hồi (feedback) là một trong những công cụ mạnh nhất của người dẫn dắt — và là thứ người mới thường né vì ngại.

Vài nguyên tắc giữ cho phản hồi hữu ích:

• Sớm và thường xuyên, không dồn tới kỳ đánh giá. Một lời góp ý ngay sau việc còn giá trị hơn một bản nhận xét sau ba tháng.
• Cụ thể, gắn với hành vi và kết quả thật, không phải cảm nhận chung chung. "Bản này thiếu phần số liệu để người đọc tin" dùng được hơn "làm chưa tốt".
• Cân cả hai chiều. Nói rõ cái gì hiệu quả để giữ, không chỉ cái gì cần sửa. Người ta cần biết mình đang làm đúng chỗ nào.

Phản hồi tốt không phải chê hay khen. Nó là cho người khác thông tin họ cần để tự tốt lên.

Cái bẫy thường gặp lần đầu

Ngoài việc ôm quá nhiều việc, hai cái bẫy hay gặp nữa đáng nêu tên trước để tránh.

Thứ nhất là muốn được yêu quý hơn được tôn trọng — né những cuộc trao đổi khó, ngại đặt tiêu chuẩn cao vì sợ mất lòng. Một nhóm không có tiêu chuẩn rõ sẽ trôi. Tử tế và đòi hỏi cao không loại trừ nhau; người giỏi dẫn dắt làm được cả hai.

Thứ hai là quản lý bằng chức danh thay vì bằng lý lẽ. Ở một tổ chức vận hành theo giá trị thực, không ai theo bạn chỉ vì bạn được gắn mác trưởng nhóm. Họ theo vì lập luận của bạn chặt và quyết định của bạn đúng. Cách một tổ chức đặt lý lẽ và tác động thực tế lên trên thâm niên được nói tới trong bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày.

Cùng xây

Lần đầu dẫn dắt một nhóm là lúc bạn học một nghề mới, không phải làm nghề cũ ở cấp cao hơn. Nghe trước khi đổi, làm rõ mục tiêu và chủ sở hữu, trao quyền thay vì ôm việc, và cho phản hồi sớm — đó là những viên gạch đầu tiên. Phần còn lại đến qua thực hành, và qua chính những sai lầm bạn sẽ mắc và sửa.

Tại Equarus, vai trò dẫn dắt đến từ việc chứng minh được tầm ảnh hưởng thật, không từ thâm niên — một con đường có thể đi từ vị trí mới vào đến làm chủ cả một thương hiệu, kể trong từ fresher đến đồng sở hữu thương hiệu. Nếu bạn muốn một nơi thưởng cho người dám nhận trách nhiệm dẫn dắt, cùng xây với chúng tôi — xem con đường sự nghiệp tại Equarus.