Tầng Structure: ai làm gì trong công ty đa thương hiệu

Vận hành một thương hiệu đã khó. Vận hành nhiều thương hiệu cùng lúc, trên cùng một đội ngũ và nguồn lực chung, còn khó hơn — vì luôn có nguy cơ hai thương hiệu tranh cùng một người, hoặc một việc rơi vào khoảng trống không ai nhận. Câu hỏi "ai làm gì" trở thành sống còn. Đây chính là bài toán mà tầng Structure trong hệ vận hành của Equarus giải quyết. Bài viết này giải thích nó ở mức khái niệm.

Vấn đề của mô hình đa thương hiệu

Hãy hình dung một công ty sở hữu nhiều thương hiệu, mỗi thương hiệu bán trên nhiều sàn quốc tế. Ngay lập tức xuất hiện những câu hỏi khó:

• Một chuyên viên quảng cáo giỏi nên phục vụ tất cả các thương hiệu, hay chỉ chuyên trách một?
• Khi hai thương hiệu cùng cần thiết kế gấp trong một tuần, ai được ưu tiên và ai quyết?
• Một bài học từ thương hiệu này làm sao lan sang thương hiệu khác thay vì bị giữ lại một chỗ?

Nếu không có câu trả lời rõ ràng, hai điều tệ xảy ra. Hoặc mọi người giẫm chân nhau — nhiều người cùng làm một việc, hoặc tranh nhau một nguồn lực. Hoặc có việc rơi vào khoảng trống — ai cũng tưởng người khác lo. Cả hai đều làm chậm và làm hao tổn.

Business Operating System và năm tầng

Equarus vận hành theo một Business Operating System (BOS — hệ điều hành doanh nghiệp, tức bộ nguyên tắc và quy trình để vận hành công ty một cách nhất quán). Bức tranh tổng thể của BOS được nói tới trong Business Operating System vận hành đa thương hiệu.

BOS được tổ chức thành nhiều tầng, đi từ nền tảng đến hệ thống. Trong đó, Structure (cấu trúc) là tầng trả lời câu hỏi tổ chức: công ty gồm những bộ phận nào, ai chịu trách nhiệm điều gì, và các phần ăn khớp với nhau ra sao. Nếu tầng nền tảng nói vì sao công ty tồn tại, thì tầng Structure nói ai làm gì để điều đó thành hiện thực.

Tách "thương hiệu" khỏi "chức năng"

Ý tưởng cốt lõi giúp gỡ rối mô hình đa thương hiệu là tách hai chiều ra khỏi nhau:

• Thương hiệu (brand): các sản phẩm và câu chuyện hướng tới một nhóm khách cụ thể.
• Chức năng (function): các năng lực chuyên môn như nghiên cứu sản phẩm, marketing, tài chính, thiết kế, vận hành.

Một cách hình dung: thương hiệu là chiều dọc, chức năng là chiều ngang. Mỗi thương hiệu cần đủ các chức năng để sống, nhưng không phải chức năng nào cũng cần một đội riêng cho mỗi thương hiệu. Việc tách bạch hai chiều này cho phép trả lời câu hỏi "ai làm gì" một cách gọn gàng: xác định rõ mỗi chức năng phục vụ (những) thương hiệu nào, và ai trong chức năng đó chịu trách nhiệm.

Dùng chung hay chuyên trách

Từ cách tách trên, mỗi chức năng có thể được tổ chức theo một trong hai kiểu:

• Dùng chung (shared): một đội phục vụ nhiều thương hiệu. Hợp với các chức năng mà kinh nghiệm tích lũy được dùng lại giữa các thương hiệu — càng làm nhiều càng giỏi, và cái giỏi đó áp dụng cho tất cả.
• Chuyên trách (dedicated): một người hoặc một đội tập trung cho một thương hiệu. Hợp khi thương hiệu đủ lớn hoặc đủ đặc thù để cần sự tập trung riêng.

Lựa chọn giữa hai kiểu không cố định. Một thương hiệu nhỏ mới ra mắt có thể dùng chung phần lớn chức năng để tiết kiệm; khi lớn lên, nó dần có thêm nguồn lực chuyên trách. Điểm quan trọng là lựa chọn đó được quyết định có chủ đích và ghi rõ, chứ không để tự phát. Nhờ vậy, không ai phải đoán mình đang phục vụ ai.

Vai trò và phạm vi trách nhiệm

Ở cấp con người, tầng Structure làm rõ hai điều cho mỗi vai trò: làm việc gì và trong phạm vi nào.

Cùng một chức danh có thể có phạm vi khác nhau: một người phụ trách một mảng cho toàn bộ các thương hiệu, một người khác phụ trách nhiều mảng nhưng chỉ cho một thương hiệu. Khi phạm vi được ghi rõ, ba câu hỏi hằng ngày có câu trả lời sẵn:

1. Việc này thuộc về ai? — có một người chịu trách nhiệm rõ ràng, không mơ hồ.
2. Khi cần quyết, ai quyết? — thẩm quyền đi cùng trách nhiệm.
3. Khi hai bên chồng lấn, ranh giới ở đâu? — biết trước thay vì tranh cãi lúc nóng.

Điều này không nhằm dựng thêm tầng nấc hay thủ tục. Ngược lại, làm rõ trách nhiệm là cách để vận hành tinh gọn hơn — vì phần lớn sự chậm trễ trong tổ chức không đến từ thiếu năng lực, mà đến từ không rõ ai làm gì.

Cấu trúc tốt không phải là thêm nhiều tầng quản lý. Đó là làm cho câu hỏi "việc này thuộc về ai" luôn có câu trả lời rõ ràng.

Vì sao điều này giúp nhiều thương hiệu không giẫm chân nhau

Khi mỗi chức năng biết mình phục vụ thương hiệu nào, mỗi vai trò biết phạm vi của mình, và mỗi việc có một người chịu trách nhiệm, thì hai căn bệnh của mô hình đa thương hiệu — giẫm chân và bỏ sót — được chặn ngay từ thiết kế. Nguồn lực chung được chia sẻ có chủ đích thay vì bị tranh giành. Bài học từ một thương hiệu chảy sang thương hiệu khác qua các chức năng dùng chung, thay vì mắc kẹt một chỗ.

Đây cũng là lý do một công ty vận hành nhiều thương hiệu có thể ra mắt thương hiệu tiếp theo nhanh hơn thương hiệu trước: bộ khung chức năng đã có sẵn, chỉ cần gắn thương hiệu mới vào. Cách một thương hiệu đơn lẻ ra đời trên bộ khung đó được kể trong một thương hiệu global ra đời thế nào.

Structure là nền cho con người phát triển

Với người đang cân nhắc gia nhập, tầng Structure có một ý nghĩa thiết thực: nó cho bạn biết vai trò của mình rõ ràng, và cho bạn một khoảng phạm vi để chịu trách nhiệm và tạo ra kết quả đo được. Ở Equarus, phạm vi đó mở rộng theo giá trị thực bạn tạo ra — nguyên tắc chạy xuyên suốt con đường sự nghiệp. Nếu bạn là người thích một tổ chức nơi trách nhiệm rõ ràng và đóng góp được ghi nhận đúng, văn hóa của chúng tôi có lẽ là nơi hợp với bạn.