Tinh gọn: bớt quy trình thừa, giữ tốc độ

Nhiều công ty càng lớn càng chậm. Không phải vì con người kém đi, mà vì lớp quy trình dày lên theo thời gian: thêm một bước phê duyệt ở đây, một mẫu báo cáo ở kia, cho đến khi phần lớn năng lượng dồn vào việc chạy thủ tục thay vì tạo ra giá trị. Ở Equarus, chúng tôi chủ động chống lại điều đó. Bài viết này giải thích vì sao chúng tôi cắt bớt quy trình thừa, và làm sao để tinh gọn mà không rơi vào hỗn loạn.

Quy trình là công cụ, không phải mục đích

Bắt đầu từ một câu hỏi gốc: quy trình sinh ra để làm gì? Câu trả lời đơn giản: để một việc được làm tốt và nhất quán mà không phải nghĩ lại từ đầu mỗi lần.

Đó là mục đích. Quy trình là phương tiện phục vụ một kết quả. Nó không có giá trị tự thân. Một quy trình chỉ đáng tồn tại chừng nào nó còn giúp tạo ra kết quả tốt hơn, nhanh hơn, hoặc đáng tin hơn.

Vấn đề xảy ra khi người ta quên mất điều này. Quy trình bắt đầu được giữ chỉ vì "trước giờ vẫn làm vậy". Nó tách khỏi mục đích ban đầu và trở thành một nghi thức. Đến lúc đó, phương tiện đã tiếm quyền mục đích — người ta chạy quy trình để chạy quy trình, không còn vì kết quả.

Tinh gọn, ở Equarus, là liên tục kéo quy trình về đúng vai trò của nó: một công cụ, không phải một mục đích.

Khi nào quy trình giúp, khi nào nó thành thủ tục thừa

Không phải quy trình nào cũng xấu. Vấn đề không phải "nhiều hay ít quy trình", mà là "quy trình này có tạo ra giá trị không". Cùng một bước có thể cần thiết ở nơi này và thừa ở nơi khác.

Một quy trình đáng giữ khi nó: ngăn một sai lầm tốn kém, giữ chất lượng đồng đều khi nhiều người cùng làm một việc, hoặc giúp người mới làm đúng ngay mà không cần dò dẫm. Ở những chỗ này, quy trình tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro thật.

Một quy trình thành thừa khi nó: thêm một bước mà không thêm giá trị, đòi phê duyệt cho những việc rủi ro thấp, tạo báo cáo không ai dùng để ra quyết định, hoặc bắt nhiều người tham gia vào một việc lẽ ra một người quyết được. Ở những chỗ này, quy trình chỉ tạo ma sát.

Cách kiểm tra đơn giản: nếu bỏ bước này đi, điều gì xấu sẽ xảy ra? Nếu câu trả lời là "không gì cả, chỉ là quen làm vậy", đó là một thủ tục thừa cần cắt.

Tinh gọn không có nghĩa là không có hệ thống

Đây là chỗ dễ hiểu lầm nhất, nên cần nói rõ. Cắt quy trình thừa không phải là làm việc tùy hứng, mỗi người một kiểu. Ngược lại là đằng khác.

Equarus vận hành nhiều thương hiệu trên nhiều sàn cùng lúc. Điều đó bất khả thi nếu không có hệ thống. Chúng tôi xây hẳn một nền tảng vận hành thống nhất — bộ công cụ và cách làm dùng chung để mọi thương hiệu chạy theo cùng một chuẩn. Đó là một hệ thống rất thật, và nó là thứ cho phép chúng tôi đi nhanh.

Điểm mấu chốt: một hệ thống tốt và một thủ tục thừa là hai thứ khác nhau. Hệ thống tốt gỡ bỏ ma sát — nó mã hóa cách làm tốt nhất để người ta không phải nghĩ lại, và làm việc chạy trơn hơn. Thủ tục thừa thêm ma sát — nó chèn một bước không cần thiết vào giữa người và kết quả.

Vì vậy tinh gọn không phải là bỏ hệ thống. Nó là phân biệt được hai loại này, và kiên quyết giữ loại thứ nhất trong khi cắt loại thứ hai.

Một hệ thống tốt gỡ ma sát để bạn đi nhanh hơn. Một thủ tục thừa thêm ma sát để bạn trông có vẻ cẩn thận hơn. Việc của chúng tôi là giữ cái đầu và cắt cái sau.

Cách Equarus quyết định giữ hay bỏ một quy trình

Tinh gọn không phải cắt một lần rồi thôi. Quy trình thừa mọc lại theo thời gian, như cỏ. Vì vậy chúng tôi đối xử với nó như một việc làm liên tục, không phải một chiến dịch một lần.

Nguyên tắc dẫn đường là một trong bốn giá trị cốt lõi: Speed and Result — làm nhanh, tạo giá trị thật. Chúng tôi hỏi về mỗi quy trình: nó đang phục vụ kết quả, hay đang phục vụ chính nó? Nó giúp đội đi nhanh hơn, hay bắt đội chờ?

Cùng với đó là giá trị Builder — mỗi người là người kiến tạo, không phải người dùng thụ động. Nếu ai đó thấy một quy trình vô lý, họ không được kỳ vọng cắn răng chịu đựng. Họ được kỳ vọng lên tiếng và đề xuất cách tốt hơn. Người gần công việc nhất thường là người nhìn rõ nhất chỗ nào đang lãng phí. Cách bốn giá trị này chảy vào công việc hằng ngày được kể trong bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày.

Kết quả là một cơ chế tự làm sạch: quy trình phải liên tục chứng minh nó còn đáng giữ, và bất kỳ ai cũng có thể đặt câu hỏi về nó.

Đánh đổi: tốc độ đi cùng trách nhiệm

Tinh gọn không miễn phí. Nó là một đánh đổi, và trung thực về đánh đổi đó là điều nên làm.

Khi bớt các bước phê duyệt, quyết định được đưa ra nhanh hơn — nhưng cũng nghĩa là người ra quyết định chịu trách nhiệm rõ ràng hơn cho kết quả. Không còn nhiều tầng để nấp sau. Đây là lý do tinh gọn chỉ chạy tốt ở nơi có văn hóa làm chủ kết quả: mỗi người đủ tin cậy để quyết trong phạm vi của mình, và đủ trách nhiệm để nhận về kết quả.

Cách làm này không hợp với tất cả. Người thích một quy trình cố định để dựa vào, hoặc muốn báo cáo nhiều hơn ra quyết định, sẽ thấy môi trường này khó chịu. Người muốn đi nhanh và làm chủ kết quả sẽ thấy nó giải phóng. Cả hai đều là lựa chọn hợp lý — chỉ là chúng tôi chọn vế thứ hai.

Cùng xây

Tinh gọn không phải làm ít quy trình cho oai. Nó là một kỷ luật: liên tục hỏi quy trình nào còn phục vụ kết quả, và can đảm cắt cái không còn. Mục tiêu cuối cùng luôn là để đội dồn năng lượng vào việc tạo ra giá trị thật, thay vì vào việc chạy thủ tục.

Nếu bạn là kiểu người thấy một bước thừa thì muốn cắt nó, không phải chịu đựng nó, thì cách làm việc này có thể hợp với bạn. Xem giá trị cốt lõi để tự soi, và các vị trí đang tuyển nếu bạn muốn cùng xây.