Làm việc hybrid: tận dụng cả hai nơi

Làm việc hybrid (kết hợp — vừa ở văn phòng vừa ở nhà) nghe thì đơn giản, nhưng làm cho ra hiệu quả lại không. Cái bẫy thường gặp là coi hai loại ngày như nhau: ngồi đâu cũng làm y hệt. Giá trị thật của hybrid nằm ở chỗ ngược lại — làm đúng loại việc ở đúng nơi. Bài này bàn cách sắp xếp để được cả tập trung lẫn kết nối.

Hai loại công việc rất khác nhau

Gần như mọi công việc trí óc chia làm hai nhóm, và chúng cần điều kiện trái ngược.

Nhóm thứ nhất là làm việc tập trung sâu (deep work — làm liền mạch, không gián đoạn). Dựng một listing sản phẩm, xây một mô hình tài chính, phân tích một tập dữ liệu, viết một tài liệu — những việc này cần những khoảng thời gian dài không ai ngắt. Bị cắt ngang mười lần thì một giờ làm việc thật ra chỉ đáng vài phút.

Nhóm thứ hai là phối hợp (collaboration). Họp, brainstorm, review công việc của nhau, kèm cặp người mới, giải quyết một vấn đề liên phòng ban. Những việc này chạy nhanh nhất khi mọi người ở cùng một chỗ, trao đổi qua lại tức thì.

Hybrid làm tốt là khi bạn ghép nhóm việc thứ nhất vào ngày ở nhà, và nhóm việc thứ hai vào ngày ở văn phòng. Ghép ngược lại là công thức để cả hai đều dở.

Ngày ở văn phòng nên làm gì

Ngày lên văn phòng là ngày đắt giá — cả đội cùng có mặt, thứ khó thay thế bằng màn hình. Nên dồn vào đó những việc cần giao tiếp băng thông cao:

• Các cuộc họp cần tranh luận và ra quyết định.
• Brainstorm, những buổi cần nhiều người cùng nghĩ.
• Review và phản hồi trực tiếp, nhanh và thẳng.
• Kèm cặp, onboard người mới — thứ học qua quan sát và trò chuyện tốt hơn qua tài liệu.
• Kết nối con người: những cuộc nói chuyện bên lề xây lòng tin, mà lòng tin lại là thứ giúp mọi phối hợp sau đó trơn tru.

Một mẹo đơn giản: đừng để ngày văn phòng trôi vào việc ngồi im đeo tai nghe làm việc một mình — việc đó để dành cho ngày ở nhà.

Ngày ở nhà nên làm gì

Ngày ở nhà là để bảo vệ sự tập trung. Đây là lúc làm những việc cần chiều sâu và sự yên tĩnh:

• Khóa lịch một vài khối thời gian dài cho việc quan trọng nhất.
• Tắt thông báo, đóng bớt tab, giảm số lần bị ngắt.
• Làm phần việc mà một giờ liền mạch đáng giá hơn nhiều so với sáu lần mười phút rời rạc.

Điều kiện để ngày ở nhà không biến thành ngày "mất tích" là sự rõ ràng: mọi người biết bạn đang làm gì, và bạn giao ra kết quả đúng hẹn. Tự do đi kèm trách nhiệm, không tách rời.

Vài nguyên tắc để hybrid không rối

• Ngày cố định cả đội có mặt. Chọn một hoặc hai ngày trong tuần mà cả nhóm cùng lên văn phòng, để dồn mọi việc cần phối hợp vào đó. Nếu ai lên ngày nào tùy hứng, sẽ chẳng bao giờ đủ người cho một cuộc họp tử tế.
• Mặc định bất đồng bộ. Bất đồng bộ (asynchronous — không cần cùng online một lúc) nghĩa là viết mọi thứ ra: quyết định, ghi chú, cập nhật, để người khác đọc khi họ rảnh. Nhờ vậy công việc không dừng lại chỉ vì hai người chưa gặp được nhau.
• Bảo vệ khối tập trung. Đừng rải cuộc họp vụn khắp tuần. Gom họp lại, chừa những mảng trống đủ dài để ai cũng có thời gian làm việc thật.
• Thống nhất quy ước giao tiếp. Việc gấp báo ở đâu, việc thường ở đâu, bao lâu thì nên phản hồi. Rõ từ đầu thì đỡ hiểu lầm về sau.

Hybrid không phải chuyện bạn ngồi ở đâu. Là chuyện bạn làm đúng loại việc ở đúng nơi.

Đo bằng kết quả, không đo bằng giờ ngồi

Nền tảng khiến hybrid chạy được là một cách nhìn về công việc: đánh giá bằng kết quả tạo ra, không bằng số giờ có mặt. Đây chính là tinh thần của giá trị Speed and Result ở Equarus — điều quan trọng là hành động tạo ra giá trị thật, không phải thời gian ngồi ở bàn.

Cách nhìn này cũng hợp với tư duy builder (người kiến tạo): bạn làm chủ lịch của mình, và làm chủ cả kết quả của mình. Không ai đếm giờ hộ bạn, nhưng cũng không ai làm kết quả thay bạn. Với một đội phục vụ khách ở nửa vòng trái đất, một phần công việc vốn dĩ đã phải bất đồng bộ — điều này được nói kỹ hơn trong bài làm việc xuyên múi giờ.

Hybrid làm đúng cho bạn hai thứ tưởng như đối nghịch: những giờ tập trung sâu để làm ra việc khó, và những giờ ở cạnh đồng đội để đi nhanh cùng nhau. Nếu bạn thích cách làm việc lấy kết quả làm thước đo, xem bốn giá trị cốt lõi trong công việc hằng ngày và tìm hiểu thêm về văn hóa Equarus.