Xây hay mua công cụ: Equarus chọn thế nào

Mỗi tuần, một đội vận hành đều gặp câu hỏi này ở dạng nào đó: việc này nên mua một phần mềm có sẵn, hay tự viết một công cụ riêng? Chọn sai một trong hai đều tốn kém — mua nhầm thì trả tiền cho thứ không vừa, tự xây thứ đáng ra nên mua thì phí công. Đây là cách Equarus nghĩ về bài toán build-vs-buy.

Build vs buy là gì và vì sao nó quan trọng ở đây

Build vs buy (tự xây hay mua ngoài) là quyết định giữa việc tự phát triển một công cụ và việc mua một sản phẩm có sẵn trên thị trường. Với một công ty vận hành nhiều thương hiệu trên nhiều sàn, câu hỏi này xuất hiện liên tục: công cụ theo dõi đơn hàng, công cụ phân tích quảng cáo, công cụ quản lý sản phẩm, công cụ nội bộ nối các sàn lại với nhau.

Nó quan trọng vì mỗi lựa chọn là một cam kết dài hạn. Một công cụ không chỉ tốn tiền hoặc công lúc đầu, mà còn tốn công bảo trì, đào tạo và sửa lỗi trong nhiều năm. Chọn đúng giúp cả đội chạy nhanh; chọn sai kéo cả đội chậm lại. Bài toán này gắn chặt với cách Equarus xây nền tảng vận hành thống nhất của mình.

Mặc định là mua

Với phần lớn nhu cầu phổ thông, lựa chọn mặc định nên là mua (buy). Lý do rất thực tế.

Những việc như gửi email, quản lý bảng tính, ghi sổ kế toán, hay lưu trữ tài liệu đã có hàng chục sản phẩm tốt, rẻ, được hàng triệu công ty dùng và cải tiến liên tục. Tự viết lại những thứ này gần như luôn là lãng phí. Bạn sẽ tốn nhiều tháng để làm ra một phiên bản kém hơn thứ có thể mua trong một ngày.

Mua cũng nhanh hơn. Một phần mềm dịch vụ (SaaS — Software as a Service, phần mềm dùng qua mạng và trả phí theo tháng) có thể chạy ngay hôm nay. Trong khi tự xây, bạn còn phải thiết kế, lập trình, kiểm thử và bảo trì. Với tinh thần Speed and Result, thứ gì mua được để chạy ngay thì không nên mất thời gian tự làm.

Khi nào thì nên xây

Vậy khi nào tự xây (build) là đúng? Có vài trường hợp rõ ràng.

• Khi nó là lợi thế cạnh tranh. Nếu một công cụ giúp bạn làm điều đối thủ không làm được, thì đó là thứ đáng tự sở hữu. Bạn không muốn lợi thế cốt lõi của mình nằm trong tay một nhà cung cấp mà ai cũng mua được y hệt.
• Khi không có sẵn thứ vừa. Cách một công ty vận hành nhiều thương hiệu, nhiều sàn cùng lúc thường rất riêng. Đôi khi đơn giản là không có sản phẩm nào ngoài kia làm đúng việc bạn cần.
• Khi việc nối các mảnh lại là vấn đề. Nhiều công cụ mua về tốt khi đứng một mình nhưng không nói chuyện với nhau. Lớp tích hợp (integration — phần nối các hệ thống để chúng trao đổi dữ liệu) nối chúng lại thường phải tự xây, vì nó đặc thù với chính bạn.

Điểm chung của cả ba: bạn xây khi việc đó là phần lõi tạo ra khác biệt, không phải phần phổ thông ai cũng có.

Bốn câu hỏi trước khi quyết định

Thay vì tranh luận theo cảm tính, một khung quyết định giúp trả lời nhanh và nhất quán. Bốn câu hỏi:

1. Đây có phải năng lực lõi của chúng ta không? Nếu công cụ này chạm vào thứ làm nên lợi thế của công ty, nghiêng về xây. Nếu là việc phổ thông, nghiêng về mua.
2. Ngoài kia có thứ đủ tốt chưa? Khảo sát thật sự trước khi kết luận "không có gì hợp". Rất thường là đã có.
3. Tổng chi phí sở hữu là bao nhiêu? Tổng chi phí sở hữu (TCO — Total Cost of Ownership) gồm cả chi phí bảo trì, sửa lỗi và đào tạo về sau, không chỉ giá hay công ban đầu. Một công cụ tự xây "miễn phí" vẫn ngốn thời gian của người phải nuôi nó mãi về sau.
4. Nếu tự xây, ai sẽ bảo trì? Phần mềm không xây xong là hết. Nó cần người chăm. Nếu không có ai nhận phần đó, món tự xây sẽ thành gánh nặng.

Trả lời trung thực bốn câu này thường làm quyết định tự lộ ra.

Xây thứ nên mua làm bạn chậm lại. Mua thứ nên xây làm bạn đánh mất chính thứ khiến mình khác biệt. Cả hai sai lầm đều đắt.

Con đường thứ ba: mua nền, xây phần riêng

Trên thực tế, lựa chọn hiếm khi là xây hết hoặc mua hết. Cách khôn ngoan thường là kết hợp: mua những nền tảng phổ thông đã tốt, rồi tự xây một lớp mỏng riêng ở trên để nối chúng lại và tự động hóa phần đặc thù của mình.

Nói cách khác, đừng tự viết lại một phần mềm bảng tính, nhưng hãy tự xây quy trình dùng bảng tính đó theo cách chỉ bạn cần. Bạn dồn công sức tự làm vào đúng chỗ tạo ra khác biệt, và để phần còn lại cho những sản phẩm có sẵn gánh. Đây cũng là cách một nền tảng vận hành lớn dần: một bộ khung dùng chung, cộng những mảnh riêng được xây đúng nơi cần.

Vì sao đây là tư duy Builder

Bài toán build-vs-buy nghe như chuyện kỹ thuật, nhưng nó thật ra là một cách nghĩ mà mọi người ở Equarus đều dùng, không riêng đội công nghệ. Người vận hành quyết định có nên tự dựng một quy trình hay dùng cái có sẵn. Người marketing quyết định tự làm một báo cáo hay mua công cụ.

Điểm chung là tinh thần Builder — không thụ động chấp nhận công cụ được đưa cho như một người dùng, mà chủ động hỏi cách nào tạo ra kết quả tốt nhất, rồi tự tay dựng khi cần. Nhưng một builder giỏi cũng biết khi nào không nên xây, để dành sức cho đúng chỗ đáng.

Đây là kiểu tư duy có mặt trong công việc hằng ngày ở Equarus. Muốn hiểu công ty vận hành theo cách nào, xem Equarus là ai. Còn nếu bạn là người thích tự tay dựng thứ giúp cả đội chạy nhanh hơn, hãy cùng xây với chúng tôi — xem các vị trí đang tuyển.