Khi một thành viên chưa đạt kỳ vọng

Sớm hay muộn, ai dẫn dắt một đội cũng gặp tình huống này: một thành viên không đạt kỳ vọng. Đây không phải dấu hiệu thất bại của người quản lý. Cách xử lý nó mới là thứ phân biệt một người dẫn dắt tốt — và hai cách xử lý sai phổ biến nhất là né tránh và buông tay.

Chưa đạt kỳ vọng là chuyện bình thường

Trong bất kỳ đội nào, sẽ có lúc một người làm dưới mức mong đợi. Nguyên nhân rất nhiều, và không phải cái nào cũng nói lên rằng người đó kém. Điều đáng bàn không phải bản thân tình huống, mà là phản ứng với nó.

Một người dẫn dắt tốt không hoảng khi thấy một thành viên chững lại. Họ coi đó là một vấn đề cần chẩn đoán và xử lý, giống mọi vấn đề khác — bằng dữ liệu và bằng hành động, không bằng cảm xúc hay lảng tránh.

Chẩn đoán trước khi kết luận

Sai lầm đầu tiên là nhảy thẳng tới kết luận "người này không được việc". Trước khi kết luận, phải tìm nguyên nhân. Có bốn nguyên nhân thường gặp, và mỗi cái dẫn tới một hành động khác nhau.

• Kỳ vọng chưa rõ. Người đó không biết chính xác thế nào là "đạt". Rất thường gặp, và lỗi thường nằm ở phía người giao việc. Cách xử lý là làm rõ kỳ vọng, không phải thay người.
• Thiếu kỹ năng. Họ hiểu việc nhưng chưa đủ năng lực làm. Cái này train được — cách xử lý là kèm cặp và cho thời gian.
• Sai vị trí. Họ giỏi, nhưng giỏi ở việc khác. Cách xử lý có thể là chuyển vai, không phải cho nghỉ.
• Hoàn cảnh. Một chuyện cá nhân hoặc tạm thời đang ảnh hưởng. Cách xử lý là hiểu và hỗ trợ qua giai đoạn.

Chẩn đoán sai làm lãng phí thời gian của cả hai. Cho một người thiếu kỹ năng nghỉ việc trong khi họ chỉ cần được kèm là mất một người có thể cứu. Ngược lại, cứ train mãi một người thật ra sai vị trí là kéo dài một tình huống không lối ra.

Cuộc nói chuyện thẳng thắn

Khi đã hiểu nguyên nhân, bước tiếp theo là nói chuyện — thẳng và sớm. Đây là chỗ nhiều người dẫn dắt lùi lại vì ngại, và sự lùi lại đó là khởi đầu của mọi rắc rối về sau.

Vài nguyên tắc giữ cho cuộc nói chuyện có ích:

• Sớm, đừng dồn. Nói ngay khi thấy vấn đề, đừng chờ đến buổi đánh giá cuối kỳ. Một góp ý đúng lúc đáng giá hơn một bản tổng kết muộn.
• Trỏ vào việc, không vào người. "Bản nháp này thiếu phần dữ liệu ta đã thống nhất" thì sửa được. "Em làm cẩu thả" thì chỉ khiến người kia phòng thủ.
• Cụ thể và có số. Nói rõ cái gì chưa đạt, đo bằng gì, so với mốc nào. Cụ thể biến một lời chê thành một việc làm được.
• Nghe phía họ. Cuộc nói chuyện đi hai chiều. Có thể có nguyên nhân bạn chưa thấy — một kỳ vọng chưa được truyền đạt, một rào cản ngoài tầm họ.

Kế hoạch cải thiện, không phải lời phán

Nói thẳng chưa đủ. Cuộc nói chuyện phải kết thúc bằng một kế hoạch, không phải một lời phán xét.

Một kế hoạch cải thiện tốt có bốn phần: kỳ vọng rõ ràng (thế nào là đạt, càng cụ thể càng tốt), mốc thời gian (đến khi nào), cách đo (nhìn vào chỉ số nào để biết đã cải thiện), và hỗ trợ đi kèm (kèm cặp, nguồn lực, hoặc gỡ rào cản). Phần cuối hay bị bỏ. Giao một loạt yêu cầu rồi để mặc người ta tự bơi không phải một kế hoạch — đó là một cái bẫy.

Kế hoạch cũng cần điểm kiểm tra định kỳ, không phải giao xong rồi biến mất đến hạn chót mới quay lại chấm điểm. Kiểm tra giữa chặng cho phép điều chỉnh sớm, và cho người đó thấy bạn thật sự muốn họ thành công.

Hai lối thoát, cả hai đều sòng phẳng

Một kế hoạch cải thiện tử tế dẫn tới một trong hai kết cục, và cả hai đều sòng phẳng.

Kết cục tốt nhất: người đó cải thiện. Đây là mục tiêu, và nó xảy ra thường xuyên hơn nhiều người nghĩ — bởi phần lớn tình huống chưa đạt bắt nguồn từ kỳ vọng mù mờ hoặc thiếu hỗ trợ, cả hai đều sửa được.

Kết cục thứ hai: sau khi đã cho cơ hội thật và hỗ trợ thật, hai bên đi đến một quyết định sòng phẳng — chuyển vai, hoặc chia tay. Điều này không dễ chịu, nhưng khi nó đến sau một quá trình rõ ràng và công bằng, nó tôn trọng cả hai phía. Kéo dài một tình huống không lối ra không giúp được ai: không giúp người đó, không giúp đội, và không giúp chính bạn.

Vì sao né tránh và buông tay đều hại

Quay lại hai cách xử lý sai từ đầu bài.

Né tránh là ngại va chạm nên im lặng, hy vọng vấn đề tự tan. Nó không tự tan. Người đó mất cơ hội sửa vì không biết mình đang chệch. Cả đội thấy chuẩn mực lỏng lẻo, và những người đang làm tốt bắt đầu tự hỏi vì sao mình phải cố. Im lặng để tránh khó xử thực ra là bỏ rơi.

Buông tay là kết luận quá sớm rằng "người này hết cứu", rồi ngừng đầu tư vào họ. Nó bất công, và nó làm mất những người lẽ ra chỉ cần một cuộc nói chuyện rõ ràng và một chút hỗ trợ là bật lên được.

Nói thẳng một cách tôn trọng không phải là thiếu tử tế. Giữ im lặng để tránh va chạm — đó mới là bỏ rơi người khác.

Cùng xây

Xử lý một thành viên chưa đạt kỳ vọng là một trong những việc khó nhất của người dẫn dắt, và cũng là một trong những việc bộc lộ rõ nhất họ dẫn dắt tốt đến đâu. Công thức không phức tạp: chẩn đoán bằng dữ liệu, nói thẳng và sớm, lập kế hoạch có hỗ trợ, rồi đi đến một kết cục sòng phẳng — thay vì né tránh hoặc buông tay.

Cách làm này bắt nguồn từ bốn giá trị cốt lõi của Equarus: nói bằng data, đo bằng kết quả, và coi sai để sửa là chuyện bình thường. Nó cũng là lý do culture fit là điều kiện tiên quyết — vì "sai vị trí" thường là vấn đề văn hóa hơn là năng lực. Và nó gắn với cách chúng tôi giúp người ta lớn lên: giao việc lớn hơn năng lực hiện tại một chút rồi đỡ họ qua. Muốn hiểu văn hóa đứng sau cách làm này, xem trang giá trị cốt lõi.